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電子檔案系統(tǒng)主要功能電子檔案管理系統(tǒng)基本功能
  • 更新時間:2025-01-26 20:06:59
  • 系統(tǒng)軟件開發(fā)
  • 發(fā)布時間:1年前
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檔案管理信息化建設成為備受關注的熱點。企業(yè)、學校、政府單位等都需要檔案信息化管理,以適應當今社會信息化、網絡化的發(fā)展趨勢。

檔案管理信息化就是利用數(shù)字化、信息存儲、數(shù)據庫等技術,將傳統(tǒng)的紙質文檔、科技檔案、人事檔案等轉變?yōu)楣蚕恚垣@得最佳的工作效率。

電子檔案管理系統(tǒng)是指將當前檔案信息輸入計算機,在計算機中構建檔案數(shù)據庫,并在計算機頁面上顯示各種檔案信息,方便用戶查詢和借閱,實現(xiàn)科學化、規(guī)范化。對檔案資源進行有效管理,為用戶提供高效的檔案利用服務。電子文件管理軟件具有可靠性高、存儲容量大、保密性好、壽命長等特點。

電子檔案管理系統(tǒng)功能介紹

1. 文件類型管理:

檔案的管理類型和結構可自由定義,符合國家標準。

2、文件屬性管理:

屬性分為系統(tǒng)標準屬性和用戶可自定義的附加屬性,可按分類繼承,并可調整自由匹配列表的顯示屬性,滿足客戶對不同類型檔案屬性管理的需求(例如物理檔案和照片檔案)。

3、檔案信息收集:

提供屬性創(chuàng)建、掃描創(chuàng)建、網頁創(chuàng)建、批量創(chuàng)建等多種文件錄入功能,支持Excel表格導入,形成案卷及文件中的目錄,以及基于數(shù)字化文件批量對應上傳的功能相應的信息,例如標題、文件號和序列號。

4.存檔編輯功能:

文件歸檔和編輯功能,綜合文件錄入、紙質掃描文件導入、電子文件導入、批量錄入、批量修改、綜合文件表格打印等,可在一個界面上實現(xiàn)從文件到文件的全流程。

不同的用戶可以根據授予的權限在不同的文件管理分類中進行排序,還可以利用歸檔編輯功能實現(xiàn)集中排序,甚至可以根據管理需要采用混合模式對歸檔文件進行排序,極大地提高了文件的管理效率。管理系統(tǒng)。檔案員的工作效率和管理靈活性。

5、權限管理:

針對不同的管理對象(如不同的電子文件)可以采用不同的權限控制,可以提供使用權限和訪問保密權限的二維權限管理。

6、號碼管理:

文件登記可自動生成文件編號,統(tǒng)計文件數(shù)量和頁數(shù),完成文件歸檔

7、檔案借閱申請:

當您只有閱讀權限,但需要查看信息內容時,您可以向信息管理員申請借用電子文檔。

8.文件利用率統(tǒng)計:

授權用戶可以隨時對文檔使用情況、使用詳情、使用排名進行自定義統(tǒng)計,包括事件和借閱人。不僅可以掌握文檔的使用情況,還可以統(tǒng)計文檔的使用情況。

9. 文件搜索:

支持關鍵詞檢索、有限屬性組合條件檢索、全文檢索。

10、逾期檔案管理:

根據國家規(guī)定和行業(yè)規(guī)定,檔案有保存期限,超過保存期限的檔案可以銷毀。對于電子文件,當超過存儲期限時,可以取消或刪除,但如果存儲空間允許,最好取消或轉移存儲。

電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定

一、為了促進電子檔案的科學管理,規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)的建設,明確電子檔案管理系統(tǒng)的基本功能,保證電子檔案管理系統(tǒng)的真實性、完整性、可用性和電子檔案的安全。

二、本條例所稱電子檔案管理系統(tǒng),是指利用信息技術接收、整理、存儲和提供電子檔案的計算機軟件系統(tǒng)。

三、本規(guī)定規(guī)定了電子檔案管理系統(tǒng)(以下簡稱系統(tǒng))的必備功能。系統(tǒng)建設應遵循先進、實用、安全、發(fā)展的原則。

4、適用于各級檔案館、機關、團體、企事業(yè)單位。

5、要實現(xiàn)與其他系統(tǒng)的功能集成、數(shù)據共享和交換,系統(tǒng)結構應開放。

6、電子檔案管理系統(tǒng)的功能應具有可擴展性,應滿足當前和可預見時間內的業(yè)務需求,并能夠方便地擴展功能。

七、電子檔案管理系統(tǒng)應靈活定義和部署支持電子檔案管理的業(yè)務模型、工作流程和數(shù)據結構。

8、運行安全可靠,采用電子簽名、數(shù)字加密、安全認證等技術手段保存電子文件管理關鍵業(yè)務流程記錄,確保電子文件安全,防止未經授權的訪問。

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