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在很多中小企業(yè)中，采購(gòu)仍然只是生產(chǎn)環(huán)節(jié)的附屬功能。在中小企業(yè)的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售三個(gè)環(huán)節(jié)中，采購(gòu)對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性往往被管理者所忽視。那么中小企業(yè)采購(gòu)如何進(jìn)行采購(gòu)管理呢？

中小企業(yè)需要對(duì)采購(gòu)管理流程有一定的了解才能進(jìn)行采購(gòu)管理。從發(fā)現(xiàn)采購(gòu)需求—— 采購(gòu)申請(qǐng)審批—— 選擇供應(yīng)商—— 貨物跟進(jìn)提醒—— 驗(yàn)收貨物—— 付款及更新記錄。下面以采購(gòu)管理系統(tǒng)為例，演示以下整個(gè)采購(gòu)管理流程。

發(fā)現(xiàn)采購(gòu)需求

采購(gòu)的起點(diǎn)是發(fā)現(xiàn)需求。對(duì)于一般企業(yè)來(lái)說(shuō)，采購(gòu)是出于企業(yè)某個(gè)部門(mén)的特定需求而產(chǎn)生的。比如辦公室需要辦公用品；實(shí)驗(yàn)室需要實(shí)驗(yàn)設(shè)備；生產(chǎn)部門(mén)需要原材料等。

通常，當(dāng)企業(yè)有采購(gòu)需求時(shí)，各部門(mén)根據(jù)需求提交采購(gòu)申請(qǐng)。各部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)活動(dòng)的具體人員應(yīng)清楚地了解本部門(mén)的需求：需要什么、需要多少、何時(shí)等。為此，各具體部門(mén)應(yīng)提出自己的采購(gòu)需求計(jì)劃，并提供給各部門(mén)。采購(gòu)部門(mén)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)進(jìn)行集中采購(gòu)，以滿足企業(yè)發(fā)展的需要。企業(yè)采購(gòu)人員可以通過(guò)推來(lái)客采購(gòu)管理系統(tǒng)在線提交采購(gòu)申請(qǐng)。

采購(gòu)申請(qǐng)審批

采購(gòu)部收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，根據(jù)各方面情況制定計(jì)劃采購(gòu)金額，并按權(quán)限報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。推來(lái)客采購(gòu)管理系統(tǒng)支持合同電子簽名和電子簽名，避免了線下簽署的繁瑣審批流程，大大提高了工作效率。

選擇供應(yīng)商

供應(yīng)商選擇是采購(gòu)管理成功的關(guān)鍵因素。合適的供應(yīng)商可以提供合適、優(yōu)質(zhì)、數(shù)量充足、價(jià)格合理、準(zhǔn)時(shí)交貨的材料，并有良好的售后服務(wù)。但傳統(tǒng)采購(gòu)中沒(méi)有供應(yīng)商監(jiān)控體系，導(dǎo)致供應(yīng)商質(zhì)量參差不齊。當(dāng)遇到產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，需要需求部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、供應(yīng)商之間協(xié)商解決，所花費(fèi)的時(shí)間不言而喻。

推來(lái)客采購(gòu)管理系統(tǒng)擁有完整的供應(yīng)商管理體系，以表格的形式呈現(xiàn)供應(yīng)商的基本信息，并配備供應(yīng)商績(jī)效評(píng)價(jià)系統(tǒng)。企業(yè)有具體的績(jī)效評(píng)價(jià)指標(biāo)，用戶可以根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)。通過(guò)完善的供應(yīng)商評(píng)價(jià)體系，方便為企業(yè)匹配最合適的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。從長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的角度來(lái)看。通過(guò)供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商進(jìn)行規(guī)?；?、長(zhǎng)期合作，為采購(gòu)奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)。

貨物跟催

采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商后，配送中心應(yīng)對(duì)貨物進(jìn)行跟蹤或加急。有的公司甚至有專(zhuān)職跟蹤催交人員。跟蹤是對(duì)采購(gòu)訂單的例行跟蹤，以確保供應(yīng)商能夠履行發(fā)貨承諾。跟蹤還有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)中的問(wèn)題，如產(chǎn)品質(zhì)量、運(yùn)輸?shù)?。配送中心發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后可以及時(shí)與供應(yīng)商溝通，盡快解決問(wèn)題。加急是對(duì)供應(yīng)商施加壓力，以更好地履行運(yùn)輸承諾。供應(yīng)商不能履行采購(gòu)協(xié)議的，配送中心應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)措施，督促其完成合同。

驗(yàn)收貨物

許多配送中心都有專(zhuān)門(mén)的接收貨物的功能。貨物驗(yàn)收的基本目的是確保訂單中購(gòu)買(mǎi)的貨物實(shí)際到達(dá)；檢查到達(dá)的貨物是否完好；確保到貨數(shù)量與訂單數(shù)量一致；將貨物運(yùn)至指定倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存或轉(zhuǎn)運(yùn)。收貨時(shí)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)缺貨的情況。這種情況可能是運(yùn)輸途中丟失造成的；也可能是運(yùn)輸量不足造成的；驗(yàn)收部門(mén)應(yīng)向供應(yīng)商寫(xiě)出詳細(xì)的報(bào)告。

支付貨款和更新記錄

對(duì)到達(dá)的各種書(shū)面材料和數(shù)據(jù)進(jìn)行分類(lèi)和統(tǒng)計(jì)。貨物入庫(kù)后，必須實(shí)行對(duì)賬、付款，并對(duì)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和跟蹤。雙方需要建立采購(gòu)信譽(yù)，對(duì)于付款等問(wèn)題絕不允許出現(xiàn)拖延、拖欠的情況。

以上是中小企業(yè)采購(gòu)流程及管理制度，以提高公司采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，明確采購(gòu)崗位職責(zé)，規(guī)范采購(gòu)流程，監(jiān)督采購(gòu)工作。

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