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采購周期是一個細致的過程，需要大量的時間、金錢和勞動力。然而，雖然滿足公司的需求是必要的，但可以通過實施全面的規(guī)劃和自動化軟件來簡化。集成所有這些活動部件可以幫助企業(yè)建立合作伙伴關系、節(jié)省成本并提高利潤。

隨著業(yè)務擴展和訂單量增加，管理內部和外部通信、費用和采購詳細信息可能會變得很麻煩。如果沒有適當?shù)牟少徆芾硐到y(tǒng)，各部門可能會錯誤地處理資金并擾亂采購流程。通過執(zhí)行采購申請和訂單，采購和財務可以保持對支出資金和預算的控制。各部門需要了解每種表格的使用方式以及它如何增強采購流程。

什么是采購審批管理系統(tǒng)？

采購申請或采購申請表是為請求采購訂單而填寫的文檔。作為采購流程的第一步，需要采購申請來采購用品、服務并啟動采購。公司采購部門制作申請表，報財務部門審批。一旦獲得批準，采購流程就可以開始，管理層可以聯(lián)系供應商。

但是，請求可能會因多種原因被拒絕，例如價格、訂單大小或延遲提交。每個表格概述了訂單詳細信息，包括請求部門名稱、公司地址、訂單數(shù)量、產(chǎn)品描述、供應商名稱和地點、訂單報價、預計交貨日期。請求中提供的詳細信息越多，會計團隊就能更好地協(xié)調采購。訂單描述允許他們規(guī)劃卸載和庫存物品的物流需求，因此需要采購審批管理系統(tǒng)。

為什么企業(yè)需要采購審批管理系統(tǒng)？

企業(yè)需要采購申請，因為它可以創(chuàng)建易于準備審計、稅務和財務報告的紙質記錄。記錄申請表還有助于：

簡化采購流程

組織可以通過采購審批管理系統(tǒng)在采購請求的起草和審批中建立層次結構，從而有效地協(xié)調采購。概述步驟、權限和所需表格后，流程會變得更加簡化且更易于管理。

檢測企業(yè)內的欺詐行為

采購審批管理系統(tǒng)完成采購之前必須完成的強制步驟，使公司能夠檢測和防止欺詐活動。

提供更好的財務控制

采購審批管理系統(tǒng)為各部門建立了標準的審批流程，使公司能夠全面控制超支。如果沒有一套程序，組織可能很快就會失去資金追蹤和費用控制。

采購審批管理系統(tǒng)的步驟

1.確定公司的需求

當公司認識到對商品或服務的需求時，循環(huán)就開始了。第一步是確定需求是內部需求（運營所需的材料）還是外部需求（用于銷售的物品）。一旦確定了需求，財務部門就需要制定預算以進入下一階段。

2.評估供應商

尋找供應商應依賴其滿足公司價值觀和商品質量標準的能力。標準應包括制造商的產(chǎn)量、聲譽、及時性、可靠性和客戶服務。供應商還必須提供有競爭力的價格，以降低企業(yè)的采購成本。尋找足夠的供應商至關重要，因為它可以建立對雙方都有利的長期關系。

3.協(xié)商價格并提交采購申請

一旦企業(yè)確定了供應商，雙方必須就產(chǎn)品價格達成一致。此步驟稱為簽訂合同，需要就涉及生產(chǎn)和交付的條款和條件進行協(xié)作。只有在合同中列出每個因素后，企業(yè)才能向其內部財務部門發(fā)送采購申請。財務顧問必須經(jīng)過必要的流程并批準請求，然后才能最終確定訂單。

4.下達采購訂單

當公司最終能夠從批準的供應商處購買商品或服務時，將創(chuàng)建采購訂單。訂單是一份合同，對企業(yè)和供應商具有法律約束力，要求其遵守雙方商定的條款。出于審核和跟蹤目的，采購訂單要么手動記錄，要么使用訂購軟件創(chuàng)建。

5.收到發(fā)票并下最終訂單

當供應商收到并審核公司采購訂單時，他們會退回發(fā)票。發(fā)票將描述產(chǎn)品、數(shù)量和價格，并注明最后付款的到期時間。如果企業(yè)與訂單有任何差異，他們將有有限的時間聯(lián)系供應商并進行更改。設定的截止日期過后，訂單完成并開始生產(chǎn)。

6.支付貨款并進行審核

公司按照約定的付款時間，在發(fā)貨前或發(fā)貨后支付貨款。貨物到達企業(yè)設施后，財務部門的應付賬款團隊必須檢查發(fā)票并進行審核。該小組執(zhí)行三向匹配審計，即匹配采購訂單、發(fā)票和交貨單中數(shù)據(jù)的應付賬款流程。

7.更新記錄

采購流程的最后一步是更新所有記錄，以包含來自審計、發(fā)票和采購訂單的信息。準確的簿記至關重要，因為它可以降低季度檢查的復雜性并避免庫存差異。

什么是采購訂單？

采購系統(tǒng)中的下一步是檢索采購訂單(PO)。 PO 是起草并發(fā)送給外部供應商的文檔。一旦采購申請獲得批準，表單就會被分配一個采購訂單編號（通常與申請匹配），并發(fā)送給供應商。 PO 發(fā)起交易并充當企業(yè)與供應商之間的合同。公司還應將所有采購訂單歸檔到其會計系統(tǒng)中，以供將來參考和審計。

就像采購請求一樣，采購訂單需要包含特定信息，例如供應商名稱、訂單詳細信息、付款條件、發(fā)票、送貨地址、采購訂單編號。當一個部門想要從另一部門購買商品或服務時，也可以提交采購訂單進行內部交易。對于內部采購，必須提交跨部門采購訂單以報告和監(jiān)控交換，因為每個部門可能有單獨的預算。

為什么企業(yè)需要采購訂單管理系統(tǒng)？

根據(jù)經(jīng)驗，企業(yè)不應簽訂口頭協(xié)議，因為這可能會帶來許多風險，例如誤解或操縱。在采購訂單中，所有協(xié)議規(guī)范都得到澄清，以提高透明度并避免重復訂單和付款問題等采購差異。隨著您的業(yè)務擴展并需要可靠的跟蹤系統(tǒng)來監(jiān)控購買情況，這一點尤其重要。除了簡化財務審計之外，采購訂單還使公司能夠捕捉到意外的價格上漲情況。如果供應商試圖提高訂單價格，采購訂單將明確注明商定的價格。由于采購訂單是具有約束力的合同，供應商必須遵守協(xié)議，否則將面臨法律后果。記錄采購訂單有助于維持組織的財務健康，可以輕松查看以前的訂單和檢查費用。它們還通過提供有關裝運和交貨日期的信息，幫助物流經(jīng)理促進無縫訂單檢索。

使用采購訂單管理系統(tǒng)的好處

對于處理大批量訂單的公司來說，采購請求和訂單的實物文檔可能會變得乏味。但是，企業(yè)可以通過采購訂單管理系統(tǒng)實現(xiàn)采購流程自動化。采購訂單管理系統(tǒng)解決方案負責監(jiān)督采購流程，并以虛擬方式將企業(yè)與供應商連接起來，以簡化采購訂單。這減少了審批周期之間的等待時間并防止表格丟失。數(shù)字文檔最大限度地減少紙張浪費，并創(chuàng)建一個高效的歸檔系統(tǒng)，以便根據(jù)特定供應商、日期和商品輕松檢索文檔。采購訂單管理系統(tǒng)甚至可以與現(xiàn)有系統(tǒng)（例如庫存跟蹤解決方案）集成，以促進數(shù)據(jù)共享。系統(tǒng)集成增強了信息控制并確保每個部門都使用準確、實時的數(shù)據(jù)。

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